Outils et commandes (Base de données)

Plusieurs commandes sont disponibles pour gérer votre base de données.

 

PlanogramBuilder propose 2 méthodes pour gérer les éléments de votre base de données :

1. Ajoutez les éléments un par un avec Nouvel article et définir leurs caractéristiques directement dans l'éditeur de base de données intégré dans Propriétés de l'article. Cette méthode convient si vous ne disposez que d'un ensemble très limité de produits et d'accessoires. Il est également conseillé d'utiliser cette méthode temporairement lorsque vous commencez à utiliser l'application pour vous familiariser avec la base de données et les différentes propriétés des éléments.
2. Ajoutez ou mettez à jour des éléments et leurs caractéristiques à partir d'un fichier tableur avec Import liste + images ou Import liste. Cette méthode est conseillée si vous avez de nombreux produits ou accessoires car vous pouvez ajouter ou modifier plusieurs articles en une seule opération.

Une fois que vous avez appris les deux méthodes ci-dessus, nous vous conseillons d'utiliser la méthode 1 ou la méthode 2, mais de ne pas mélanger les deux, car cela pourrait entraîner des divergences entre le contenu de votre base de données et le contenu de votre fichier local, ce qui compliquerait la synchronisation des mises à jour des éléments.

La barre d'outils de la base de données comprend également des commandes pour Vider base de données et à l'exportation (Export liste + images, Export liste) votre base de données vers des fichiers locaux sur votre PC pour la sauvegarde.

Consultez la description de chaque commande dans la section ci-dessous.

Import liste + images

Note : Uniquement disponible pour PlanogramBuilder Administrateur

Tutoriel vidéo sur ce thème : 9 : Importation par lots d'éléments dans la base de données

 

Cette commande vous permet d'ajouter et de mettre à jour des éléments dans votre base de données à partir d'un fichier tableur et d'images sur votre PC.

Utilisez cette commande lorsque vous souhaitez :

• Ajoutez de nouveaux éléments à votre base de données, y compris des images des éléments.
• Mettez à jour les éléments existants dans votre base de données et téléchargez à nouveau leurs images. Par exemple, si certaines images de produits ont changé.

Avant d'ajouter des éléments à la base de données, assurez-vous de configurer les paramètres d'application suivants, car ils affecteront votre base de données :      

• Langue
• Unité de mesure
• Propriétés de classification des articles (Paramètres)
• Propriétés personnalisées des articles (Paramètres)

 

Instructions :

1. Pour vous aider à préparer votre première feuille de calcul pour l'importation, vous pouvez obtenir les exemples suivants :

2. Ouvrez dans un tableur le fichier Excel obtenu à l'étape 1.
3. Chaque ligne représente un produit ou un accessoire, et chaque colonne représente une propriété d'élément. Veuillez consulter Propriétés de l'article Pour une description de toutes les propriétés disponibles.

Référence	Catégorie	Marque	Ligne de produits	Nom	Largeur	Hauteur	Image1		Comportement	Couleur	Type de panneau arrière
045631	Boisson	Coca-Cola	Zéro	Coca Zéro 500 ml	6	20	045.png		standard	#ff0000
054256	Boisson	Coca-Cola	Cerise	Cerise Coca 500 ml	6	20	042.png		standard
136853	Boisson	Lutin	Cerise	Sprite Cerise 330 ml	8	11	153.jpg		standard	#6C0232
bjh002	Boisson	Coca-Cola		Bande d'étagère à coca 80 cm	80	2.5	002.jpg		Shelf strip	#6C0232	Accessoire

Exemple de tableur pour l'importation

1. Si vous omettez certaines colonnes ou laissez des valeurs vides pour des propriétés qui ne sont pas obligatoires, les valeurs par défaut seront appliquées à l'élément lors de l'importation.
2. Pour importer des accessoires, la colonne nommé Type de panneau arrière devoir être présent dans la feuille de calcul avec les valeurs correctes par élément. Consulter Type (Propriétés de l'article).
3. Pour télécharger des images sur vos articles, procédez comme suit :

Exemple de structure de dossiers suggérée pour l'importation de bases de données avec des images

4. Enregistrez votre feuille de calcul en tant que fichier Excel (*.xls ou *.xlsx) ou, si vous ne pouvez pas l'enregistrer en tant que fichiers Excel à partir de votre application, enregistrez-la en tant que fichier texte Unicode (*.txt).
5. Dans PlanogramBuilder, Base de données, cliquez sur Import liste + images, puis sélectionnez le fichier de feuille de calcul que vous avez préparé et attendez que tous les éléments soient générés. PlanogramBuilder trouvera et téléchargera automatiquement les images référencées dans la base de données lors de l'importation à l'aide de ces images.
6. La barre d'état indique la progression du téléchargement.
7. Une fois terminé, un message contextuel affiche un résumé de ce qui a été importé, ainsi que la vitesse de téléchargement moyenne pour les lots de 5 et plus.
8. Vos articles sont désormais affichés dans les volets suivants en fonction de leur type respectif :

9. Si vous avez mis à jour un ou plusieurs éléments, ils sont également mis à jour dans votre existant sauvegardé Projets. Note : Si les éléments mis à jour sont présents dans le planogramme actuellement ouvert, vous devez enregistrer, fermer et rouvrir ce projet pour refléter les modifications apportées aux éléments.

Conseils :

• Vous pouvez annuler Import liste + images en cliquant sur son icône lorsqu'un téléchargement d'image par lot est en cours.
• Vous pouvez utiliser autant de fichiers de feuille de calcul que vous le souhaitez comme sources pour l'importation. Chaque tableur peut ensuite être importé séparément pour n'ajouter ou mettre à jour que certains éléments de la base de données. Par exemple :

Avertissement : Si vous modifiez votre feuille de calcul dans Excel, les références (SKU, Gencode ou EAN) ou d'autres valeurs exprimées sous forme de nombres longs ou de nombres commençant par 0 peuvent ne pas s'afficher correctement. Dans ce cas, vous avez deux solutions :

• Si vous souhaitez enregistrer le fichier en tant que fichiers Excel natifs (xls ou xlsx), définissez les cellules contenant ces numéros sur du texte afin que votre élément Référence s'affiche correctement.
• Si vous souhaitez enregistrer le fichier en tant que texte Unicode, vous pouvez ajouter un signe dièse [#] comme préfixe à un élément de référence. PlanogramBuilder supprime alors automatiquement le premier caractère lors de l'importation s'il s'agit d'un [#] afin que votre référence d'élément s'affiche correctement dans PlanogramBuilder.

Par exemple, un code de référence à 13 chiffres n'est pas pris en charge en tant que numéro 0235485217568 par Excel. Remplacez donc la cellule conteneur par du texte et Excel l'affichera alors correctement. PlanogramBuilder affichera donc également 0235485217568 dans sa base de données après l'importation.

Notes :

• Le nom de l'en-tête de chaque colonne de votre feuille de calcul doit correspondre exactement à chaque propriété disponible dans l'éditeur de base de données.
• Si vous avez défini la langue de l'interface utilisateur sur une langue autre que l'anglais, les noms des propriétés de la base de données s'affichent dans la langue que vous avez choisie. Lors de l'importation, vous devez également nommer les en-têtes de colonne de votre feuille de calcul source tels qu'ils apparaissent dans votre langue dans l'interface de la base de données.
• Vous pouvez utiliser des caractères non latins pour la plupart des entrées de texte. Par exemple, vous pouvez saisir des noms de produits en grec. Consulter Propriétés de l'article pour savoir quelles colonnes de texte prennent en charge les caractères Unicode.
• L'ordre des colonnes dans votre feuille de calcul n'a pas d'importance pour l'importation, car l'importateur compare les valeurs d'en-tête pour correspondre aux colonnes.
• Consultez les sections connexes pour obtenir de l'aide sur la définition des noms de Propriétés de classification des articles (Paramètres)  et Propriétés personnalisées des articles (Paramètres).
• Vous pouvez forcer une unité de mesure pour les dimensions de vos articles en ajoutant l'abréviation de l'unité entre crochets après l'en-tête. Voici les 4 options possibles :

• Les valeurs de couleur sont spécifiées à l'aide du code couleur HTML correspondant. Consulter Couleur (Propriétés de l'article).

Règle permettant de déterminer si un élément sera ajouté ou modifié :

Pour chaque élément répertorié dans votre feuille de calcul, la valeur de Référence Détermine si l'élément sera ajouté ou mis à jour :

• Si la valeur importée de Référence ne peut pas être trouvé dans votre base de données PlanogramBuilder, un nouvel élément sera créé.
• Si la valeur importée de Référence existe déjà dans votre base de données PlanogramBuilder, l'élément sera mis à jour pour correspondre aux valeurs de votre feuille de calcul.

Règles pour les colonnes manquantes :

Lorsque vous importez un élément, la seule colonne obligatoire de votre tableur est la référence. Si vous omettez d'autres colonnes, PlanogramBuilder remplit leurs valeurs selon les règles suivantes :

• Si la valeur importée de Référence existe déjà dans la base de données et la valeur de colonne manquante y est déjà définie, la valeur de base de données existante est conservée inchangée.
• Si la valeur importée de Référence existe déjà dans la base de données mais la valeur de la colonne manquante n'y est pas définie, ou si la valeur importée de Référence n'existe pas encore dans la base de données, des valeurs par défaut sont appliquées pour ses propriétés le cas échéant, sinon les valeurs sont laissées vides.

Exemple : Mettez à jour les noms de plusieurs éléments qui sont déjà dans la base de données en important simplement une feuille de calcul à deux colonnes : Référence, Nom. Même si vous utilisez Import liste + images, les images existantes ne seront pas modifiées ou supprimées car il n'y a pas de colonne nommée Image.

Règles pour les cellules vides :

Si vous laissez des cellules vides pour un élément sous les colonnes de votre fichier d'entrée :

• Si une valeur par défaut est documentée dans Propriétés de l'article Pour la propriété correspondante, la valeur de base de données existante est remplacée par la valeur par défaut.
• Si aucune valeur par défaut n'est documentée, la valeur de base de données existante est remplacée par une valeur vide.

Exemples :

• Importez de nouveaux éléments à partir d'une feuille de calcul avec des cellules vides sous la colonne intitulée Comportement. Cela définira tous les éléments à leur valeur par défaut pour les propriétés suivantes : Comportement (Produits)  ou Comportement (Accessoires) .
• Utilisation Import liste + images Supprimer des images d'un ou plusieurs produits en important une feuille de calcul avec des cellules vides pour les éléments souhaités sous la colonne Image. Les images seront supprimées pour les éléments qui ont des cellules d'image vides.
• Utilisation Import liste + images Pour mettre à jour les images des produits en important une feuille de calcul avec les nouvelles images référencées sous les propriétés suivantes : Image. Toutes les images référencées dans votre fichier seront téléchargées à nouveau. Pourboire : Si vous souhaitez uniquement mettre à jour les images de certains produits, ne mettez pas de cellules vides car cela supprimerait les images des produits correspondants. Au lieu de cela, créez un fichier d'entrée avec uniquement les lignes pour les produits qui ont besoin d'images mises à jour.

Import liste

Note : Uniquement disponible pour PlanogramBuilder Administrateur

Cette commande vous permet de Ajoutez ou modifiez plusieurs éléments dans votre base de données en une seule fois. Il remplit la même fonction que Import liste + images, mais sans télécharger d'images de vos articles. Toute colonne d'image présente dans votre fichier de tableur d'entrée est tout simplement ignorée.

Utilisez cette commande lorsque vous souhaitez :

• Ajoutez de nouveaux éléments à votre base de données si vous n'avez pas d'images des éléments. Notez que vous pourrez toujours importer des images ultérieurement en mettant à jour les éléments avec Import liste + images.
• Mettez à jour les éléments existants dans votre base de données sans télécharger à nouveau leurs images. Par exemple, lorsque vous souhaitez simplement modifier certains noms d'éléments ou valeurs de propriétés personnalisées.

Exemple : Mettez à jour plusieurs propriétés d'élément de base de données telles que le nom, la catégorie ou les dimensions sans télécharger à nouveau les images de l'élément. Avec cette commande, les images existantes ne seront pas retéléchargées ni supprimées de la base de données.

Consulter Import liste + images Pour plus de détails et d'instructions sur cette commande car elle est la même sauf pour les images.

Export liste + images

Tutoriel vidéo sur ce thème : 8 : Exporter la base de données

Cette commande exporte la liste de tous vos produits et accessoires, y compris leurs propriétés. Cela permet également d'exporter toutes les images stockées dans la base de données vers votre ordinateur.

Utilisez cette commande :

• Pour créer une sauvegarde complète de votre base de données. Nous vous conseillons vivement de faire des sauvegardes régulières afin de pouvoir récupérer votre base de données au cas où vous l'auriez accidentellement effacée ou supprimé des éléments.
• Pour obtenir des fichiers de modèle avec le format et la structure de dossiers corrects pour Import liste + images. Nous vous conseillons vivement de franchir cette étape avant votre première importation de lot.
• Pour resynchroniser les fichiers sources de votre PC local avec l'état de base de données le plus récent. Ceci est utile si vous avez effectué des modifications manuelles d'éléments et des téléchargements d'images dans Propriétés de l'article après la dernière importation par lots.

La liste d'éléments exportée peut être au format Microsoft Excel (*.xls ou *.xlsx), ou au format texte Unicode (*.txt), compatible avec n'importe quel tableur.

Les images exportées sont enregistrées dans le même format que celui dans lequel elles ont été téléchargées à l'origine.

Instructions :

1. Cliquez sur Export liste + images.
2. Dans la boîte de dialogue, accédez au dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer la base de données exportée. Astuce : choisissez un dossier vide ou créez un nouveau dossier pour éviter que les fichiers exportés ne se confondent avec d'autres fichiers existants sur votre ordinateur.
3. Choisissez le type de fichier
4. Tapez un nom de fichier.
5. Cliquez sur Enregistrer.
6. Attendez que tous les fichiers aient fini de se télécharger sur votre ordinateur. Le premier fichier exporté est la liste des éléments, qui est très rapide à télécharger, puis les images. La barre d'état indique la progression du téléchargement.
7. Une fois terminé, un message contextuel affiche un résumé de ce qui a été exporté, ainsi que la vitesse de téléchargement moyenne pour les lots de 5 et plus.

Conseils :

• Vous pouvez interrompre le processus d'exportation en cliquant simplement sur Export liste + images une fois de plus lors du processus d'exportation.
• Nous vous conseillons de choisir le format *.xls ou *.xlsx. Sinon, si vous sélectionnez le format *.txt, un signe dièse [#] est automatiquement ajouté dans le fichier txt exporté en tant que préfixe à toutes les références d'élément qui commencent par un [0] ou qui sont de grands nombres (plus de 11 chiffres). Cette convention est une solution de contournement pour afficher correctement ces nombres si vous ouvrez la liste exportée dans Excel, qui ne prend pas en charge les nombres longs.

Notes :

• Les images sont enregistrées dans un nouveau dossier nommé images. L'exportation des images peut prendre beaucoup de temps en fonction du nombre d'images, de leur taille et de la vitesse de votre connexion Internet.
• Les dimensions de vos articles (largeur, profondeur et hauteur) sont exportées dans l'unité de mesure active actuelle. Consulter Unité de mesure pour plus de détails sur la définition de cette préférence.

Export liste

Cette commande exporte la liste des tous vos produits et accessoires, y compris leur Propriétés, de votre base de données PlanogramBuilder vers votre ordinateur. Il remplit la même fonction que Export liste + images, mais sans enregistrer les images de vos articles.

Utilisez cette commande pour exporter votre base de données lorsque vous n'avez pas besoin des images, généralement si vous avez déjà toutes les images de base de données actuelles de vos éléments sur votre PC.

Consulter Export liste + images Pour plus de détails et d'instructions sur cette commande car elle est la même sauf pour les images.

Vider base de données

Cette commande supprime tout le contenu de la base de données : tous vos produits et accessoires.

Notes :

• Uniquement disponible pour PlanogramBuilder Administrateur
• Disponible uniquement si Autoriser Vider base de données est coché dans les paramètres de l'application.

Instructions :

1. Coche Paramètres > Autoriser Vider base de données.
2. Cliquez sur Vider base de données.
3. Validez ensuite en cliquant sur OK.
4. Une fois terminé, votre base de données est complètement vide.

Avertissement : Tous vos produits et accessoires seront définitivement supprimés de la base de données et ne pourront pas être récupérés après cette opération. Assurez-vous de sauvegarder au moins votre base de données avant de l'effacer. Veuillez consulter Export liste + images pour obtenir des instructions de sauvegarde.

Nouvel article

Note : Uniquement disponible pour PlanogramBuilder Administrateur

Tutoriel vidéo sur ce sujet : 5 : Ajouter votre premier produit à la base de données

Tutoriel vidéo sur ce sujet : 7 : Ajouter des accessoires à la base de données

 

Cette commande crée un nouvel élément unique dans votre base de données. Le type d'élément créé dépend de votre choix actuel de Type d'articles : Produits ou Accessoires.

Utilisez cette commande dans les cas suivants :

• Pour apprendre à utiliser la base de données, notamment Propriétés de l'article.
• Ajouter des éléments un par un si votre base de données comporte un très petit nombre d'éléments.

Dans tous les autres cas, nous suggérons plutôt d'utiliser Import liste + images pour ajouter plusieurs éléments rapidement. Il n'est pas judicieux de combiner à la fois la méthode d'importation d'un seul élément et celle d'importation par lots, car cela peut entraîner des divergences entre le contenu de votre base de données et celui de votre fichier local, ce qui complique la synchronisation des mises à jour des éléments.

Avant d'ajouter des éléments à la base de données, assurez-vous de configurer les paramètres d'application suivants, car ils affecteront votre base de données :      

• Langue
• Unité de mesure
• Propriétés de classification des articles (Paramètres)
• Propriétés personnalisées des articles (Paramètres)

Instructions :

1. À gauche de la liste de la base de données dans Choix du contenu, définissez la valeur de Type d'articles Pour correspondre à ce que vous souhaitez créer : Produit ou Accessoire.
2. Cliquez sur Nouvel article.
3. Sous Propriétés de l'article Sur la droite de votre écran, définissez les propriétés de votre nouvel élément. Veuillez consulter Propriétés de l'article pour une description détaillée de chaque propriété disponible.
4. Une fois que vous avez saisi toutes les valeurs souhaitées, cliquez sur Créer sous les propriétés pour valider la création de votre nouvel élément. (Vous pouvez également appuyer sur Entrer sur votre clavier.) Sinon, si vous avez changé d'avis et que vous ne souhaitez pas créer le nouvel élément, cliquez sur Annuler (élément de base de données) (ou la touche échap).
5. Vos articles sont désormais affichés dans les volets suivants en fonction de leur type respectif :

Supprimer (élément de base de données)

Note : Uniquement disponible pour PlanogramBuilder Administrateur

Supprime le(s) élément(s) sélectionné(s) dans la liste.

• Raccourci clavier : Del

Une boîte de message de confirmation apparaîtra pour confirmer la suppression.

Avertissement : les éléments supprimés ne peuvent être récupérés que si vous avez préalablement effectué une sauvegarde locale de la base de données (consulter Export liste + images).